Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıt olmak istiyorsunuz ama ne olduğu hakkında bir bilginiz yok. O zaman doğru yerdesiniz.
VERBİS nedir?
VERBİS veri sorumlularının kayıt olmak zorunda oldukları veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgileri beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Bu sicil, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca kamuya açık olarak tutulmak zorunda olup kamuya açık olma ile kast edilen isteyen kişinin sicil üzerinde inceleme yapabilmesidir.
VERBİS'te hangi bilgiler bulunur?
KVKK m. 16 ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik uyarınca kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce VERBİS'e asgari olarak aşağıdaki bilgileri vererek kaydolmak zorundadır:
Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri,
Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.
VERBİS'e verilen bilgilerde de görüldüğü üzere VERBİS'te yukarıda belirtilen geniş içeriklere yer veriliyor olup doğrudan şirkete ait olan kişisel verilere yer verilmemektedir.
Kimler VERBİS'e kayıt olmak zorundadır?
Tüzel kişi veri sorumlularının VERBİS'e kayıt olma yükümlülüğünün een temel şartı, tüzel kişinin yıllık çalışan sayısının 50'den çok olması veya Tüzel kişinin yıllık mali bilanço toplamının 25 milyon TL'den çok olmasıdır. Kayıtla ilgili istisnalar Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun web sitesinde yayınlanmıştır.
Kimler kayıttan istisnadır?
Kurul tarafından aşağıdaki veri sorumluları da VERBİS’ten istisna tutulmuştur:
Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler,
18/01/1972 tarihli ve 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler,
04/11/2004 tarihli ve 5253 sayılı Dernekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden, 20/02/2008 tarihli ve 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve 18/10/2012 tarihli 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler,
22/04/1983 tarihli ve 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler,
19/03/1969 tarihli ve 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar,
Gümrük müşavirleri,Arabulucular,
01/06/1989 tarihli ve 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler,
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar.
Bu kapsamdaki veri sorumluları kayıt yükümlüsü olmamakla birlikte VERBİS’e kayıt yaptırmaları mümkündür. Bununla birlikte, Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olma durumunun KVKK hükümlerinden de istisna olmak anlamına gelmediği unutulmamalıdır.
İşçi sayısı kriteri nasıl hesaplanır?
Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararında yer alan yıllık çalışan sayısının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisindeki 12 aydan en az 7 sinin her birinde veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan prim ve muhtasar beyannamede bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir.
Ayrıca söz konusu 7 ayın aynı yıl içerisinde olmak kaydıyla ardışık olması zorunlu değildir. Buna göre, bir veri sorumlusunun 2017 yılı içerisinde Sosyal Güvenlik Kurumuna vermiş olduğu muhtasar ve prim hizmet beyannamelerinden en az 7’sinin her birinde bildirmiş olduğu çalışan sayısının 50’den çok olması halinde kayıt yükümlülüğü 01.10.2018 tarihinde başlamış olacaktır. Söz konusu kayıt yükümlülüğü tarihi şu an için 31.12.2019’a kadar ertelenmiş bulunmaktadır.
Mali Bilanço kriteri nasıl hesaplanır?
Kurul kararında yer alan yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda “aktif” ya da “pasif” bölümde yer alan toplam rakamı esas alınmalıdır.
Kayıt Süreci Nasıl işliyor?
VERBİS başvuru sürecinizi başlatmamız akabinde Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi Başvuru Formu başlığı altında barkodlu bir bilgi formu tarafınıza ulaşır. E-mail üzerinden gönderilen PDF formatındaki bilgi formunun çıktısı alınarak, ıslak imzalı ve kaşeli veya mühürlü şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığına (Adres: Nasuh Akar Mahallesi 1407. Sokak No: 4 Balgat / Çankaya / ANKARA) posta yoluyla iletmeniz gerekmektedir.
Bu aşamadan sonra başvuru süreçleriniz Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından sürdürülecek olup, başvurunuzun onaylanması halinde sisteme ilettiğiniz kurumsal e-mail veya KEP adreslerine bilgilendirme yapılacaktır.
İrtibat Kişisinin Sorumluluğu, KVKK’da Belirtilen Cezaları Da Kapsar Mı?
Tüzel kişilerde veri sorumlusu tüzel kişiliğin kendisidir. Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ, Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiyi görevlendirebilir. Bu görevlendirme Kanun hükümleri uyarınca tüzel kişiliğin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Kısaca: Veri sorumlusunun faaliyetlerinden dolayı İrtibat Kişisi sorumlu tutulamaz.
İrtibat Kişisi, VERBİS’e kaydedilen kişi olup, veri sorumlusunu KVKK ve ilgili yönetmeliklerine göre temsile yetkili değildir. İrtibat kişisi, ilgili kişilerin veri sorumlusuna yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda şirket içi iletişimi sağlar.
Kayıt oldum, bundan sonra ne yapmalıyım?
VERBİS'e bir kez kaydedilen veriler sonraki süreçlerde tekrardan güncellenebilecek nitelikte olup VERBİS zaten devamlı güncel olarak tutulması gereken bir süreçtir. VERBİS’e kayıtlı veri sorumlusu bilgilerinde değişiklik olması halinde, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren 7 gün içinde meydana gelen değişiklikler VERBİS üzerinden Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir.